Visselblåsardirektivet antogs av EU 2019 och har därefter införlivats i svensk rätt i en nationell lag och förordning, lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden och förordningen (2021:949) med samma namn.
Visselblåsarinstitutet anses vara den enskilt viktigaste källan för att kunna fånga upp missförhållanden eller bedrägerier på arbetsplatser. Genom formell träning hos verksamheter internt ökar chansen för att tips kommer in vilket möjliggör att information om oegentligheter kommer upp till ytan som arbetsgivaren sedan får ta ställning till.
I korthet innebär lagstiftningen en rättighet att rapportera ”missförhållanden” utan att drabbas av repressalier. Detta gäller för alla verksamheter oavsett antalet anställda. Verksamheter som har fler än 50+ anställda har däremot en skyldighet att inrätta interna rapporteringskanaler, dvs. visselblåsarsystem. Repressalier ska tolkas extensivt och innebär att alla typer av negativa åtgärder ska anses som repressalier, både direkta som indirekta åtgärder.
För att omfattas av skyddet för repressalier måste en missförhållande föreligga. Ett missförhållande kan vara både en handling men kan också innebära en underlåtenhet att handla. Det kan ex. föreligga brister på arbetsplatsen som arbetsgivaren underlåter att åtgärda. Utöver det ska även ett allmänintresse föreligga, vilket innebär att missförhållandet ska beröra allmänheten. Det innebär att missförhållandet ska vara del i ett större missförhållande på arbetsplatsen och inte enbart beröra en person. Vidare ska även ett legitimt intresse finnas i att information om missförhållandet kommer fram, vilket ex. kan innebära överträdelser av lagstiftning men även av interna policys under förutsättning att det är en policy som kommunicerats externt. Överträdelser av EU-rätten anses också som ett missförhållande som kan rapporteras.
Vilka som kan rapportera enligt den nya lagstiftningen är fler än den tidigare lagen. Utgångspunkten för att kunna rapportera är att personen har fått del av eller inhämtat information i ett ”arbetsrelaterat sammanhang” vilket möjliggör av den rapporterande personen kan skyddas av lagen såväl innan en anställning samt efter en anställning. Förutom att arbetstagare omfattas så kan även egenföretagare, volontärer, konsulter, bemanningspersonal, praktikanter och aktieägare omfattas.
Det finns ett antal olika rapporteringsvägar som också skiljer sig åt beroende på om man som verksamhet enligt lag är skyldig att upprätta interna rapporteringskanaler eller inte. Om en verksamhet inte omfattas av kravet på intern rapporteringskanal ska det ändå finnas en möjlighet att rapportera internt genom sin närmsta chef eller på annat sätt. Den rapporterande personen har möjlighet att välja mellan att rapportera internt eller externt.
Följande rapporteringsvägar finns:
- Internt – om verksamheten har minst 50 anställda är detta ett krav.
- Externt – finns rätt att larma externt till olika myndigheter. Myndigheter har fått i uppdrag att inrätta rapporteringskanaler i olika tillsynsområden där man som rapporterande person har möjlighet att också rapportera.
- Offentliggörande – slutligen finns det möjlighet att offentliggöra missförhållandet, under förutsättning att den rapporterande personen inte fått återkoppling inom de tidsfrister som anges i lagen, dvs. tre månader. Det går även att rapportera genom ett offentliggörande om det finns fara för liv och säkerhet alternativt att den rapporterande personen är rädd för hårda repressalier.
När det gäller kraven på visselblåsarsystemet är det viktigt att man utser särskilt utsedda oberoende och självständiga personer eller enheter som hanterar rapporter och uppföljning av rapporter. Med oberoende och självständighet innebär att dessa personer eller enheter ska vara fria att själva bestämma om en utredning ska utföras och hur en rapportering av utfallet av en utredning ska ske baserat på en rapport. Verksamheter behöver även ta ställning till vilka dessa personer eller enheter ska rapportera till i organisationen vilket bör ske så högt upp som möjligt. Verksamheter har möjlighet att antingen internt utse eller att ta hjälp genom en extern mottagarfunktion.
Det finns även krav på hantering och uppföljning av rapporterna som kommer in. Den rapporterande personen ska få bekräftelse på att en rapport blivit mottagen inom sju dagar och återkoppling ska ske inom tre månader. Finns ett omfattande krav på dokumentation och information. Detta innebär att hela visselblåsarsystemet ska dokumenteras med beskrivning av hur det är upprättat, hur det fungerar och vilka funktioner som finns. När det gäller kravet på information ska verksamheten antingen skriftligen eller muntligen informera om visselblåsarsystemet på ett tydligt och lättillgängligt sätt. Koncerner, inom privat verksamhet med 50–249 anställda, kan upprätta gemensamma kanaler och förfaranden för utredning men kontakten med rapporterande personen måste hanteras separat inom varje bolag. Koncerner med fler än 500 anställda kan inte upprätta ett gemensamt visselblåsarsystem utan ett separat för varje bolag ska inrättas.
Bra att ha med sig:
- Utvärdera nuläget – var står verksamheten idag? Vad finns redan och vad behöver förbättras? Hur fångas signaler upp?
- Utse personer/enheter med ansvar för att ta emot och följa upp rapporter.
- Gå igenom dokumentation. Komplettera samt uppdatera policys och rutiner. Säkerställ att det är tydligt och lättåtkomligt för alla.
- Säkerställ rutiner internt för att uppfylla tidskrav för hantering av rapporter inom tidsfristerna.
- Upprätta en plan för hur rapporter ska hanteras och möjlighet att genomföra utredningsåtgärder.
- Utbilda och kommunicera ut i verksamheten!
Privata verksamheter med mellan 50–249 anställda ska ha interna rapporteringskanaler på plats fr.o.m. 17 december 2023. För arbetsgivare i offentlig sektor och privata verksamheter med 250 + anställda ska interna rapporteringskanaler finnas på plats fr.o.m. 17 juli 2022.
Om din verksamhet behöver hjälp med att tolka och tillämpa lagstiftningen är ni välkomna att höra av er till Envima.